Waarom kiezen voor een erkend beroepsbeoefenaar?
Wat doet een Boekhouder-fiscalist?
Kiest u beter voor een erkend beroepsbeoefenaar, of toch voor een stagiair?
Liever een kleiner of een groter kantoor?
Kan ik ook op andere manieren in contact treden met een boekhouder?
Is deze dienst werkelijk volledig gratis voor mij?
Hoeveel kost het uitbesteden van de boekhouding?
Kan ik ook zelf bepaalde delen van de boekhouding op mij nemen?
Documenten elektronisch aanleveren, of toch op papier?
Wat mag ik verwachten van het introductiegesprek?
Waarom kiezen voor een erkend beroepsbeoefenaar?
In België mogen enkel erkende boekhouders, boekhouders-fiscalisten en accountants in de hoedanigheid van zelfstandige boekhoudingen verzorgen voor derden.
Deze zijn per definitie aangesloten bij één van de beroepsinstituten: BIBF (Beroepsinstituut van Boekhouders en Fiscalisten) en IAB (instituut van Accountants & Belastingconsulenten).
Indien zij het beroep uitoefenen binnen een vennootschap, dient ook de vennootschap aangesloten bij en erkend te zijn door het beroepsinstituut.
De personen die het beroep van boekhouder of accountant uitoefenen als bediende of ambtenaar, en dus niet op zelfstandige basis, kunnen zich vrijwillig inschrijven op het tableau van interne boekhouders of interne accountants.
Naast de erkende leden zijn er ook stagiairs. Zij hebben de erkenning nog niet behaald, maar mogen wel binnen de grenzen van hun stagereglement als zelfstandige boekhoudingen voeren voor derden.
Om opgenomen te worden op het tableau van de interne en externe titularissen moet men o.a. beschikken over een erkend diploma ( bv Bachelor accountancy-fiscaliteit, graduaat boekhouden of Syntra ondernemingsopleiding boekhouder), een stage doorlopen en slagen in het door het betreffende beroepsinstituut georganiseerde praktisch bekwaamheidsexamen.
Erkende beroepsbeoefenaars moeten verder ook de deontologie van het beroep respecteren. De deontologie waarborgt de bekwaamheid, discretie, eerlijkheid en onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar. Zij bepaalt o.m. dat de beroepsbeoefenaar jaarlijks een aantal uren moet besteden aan permanente vorming en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering dient te onderschrijven.
U heeft er dus alle baat bij om in geen geval een beroep te doen op een niet-erkend beroepsbeoefenaar, ook al heeft deze alleen maar goede intenties en wil deze u in eerste instantie alleen maar helpen.
Zowel erkende beroepsbeoefenaars als stagiairs dienen in hun officiële communicatie steeds hun hoedanigheid en lidnummer te vermelden. U kunt hier dus best attent voor zijn.
Bij twijfel of een beroepsbeoefenaar al dan niet erkend is, kunt u gebruik maken van de zoekmodules van het BIBF en het IAB, waar u de erkende leden kunt opzoeken.
In de zoekmodule van het BIBF kunt u raadplegen wie stagiair is, in de zoekmodule van het IAB is dit vooralsnog niet mogelijk.
Heeft u een niet-erkend beroepsbeoefenaar getroffen, maak dan zonder meer melding bij het BIBF en/of het IAB. Zo bespaart u onwetenden een mogelijke onaangename ervaring.
Wat doet een Boekhouder-Fiscalist?
Een boekhouder-fiscalist kan gezien worden als een ondernemerscoach van de zelfstandige ondernemers, de vrije beroepsbeoefenaars en de KMO’s. Deze gaat zich vooral bezighouden met volgende taken:
- Boekhouden
- Fiscaliteit
- Advies op het gebied van vennootschaps- en sociaal recht
- Bijstand bij de oprichting van een onderneming en begeleiding bij het beheer van ondernemingen
Kies ik beter voor een erkend beroepsbeoefenaar, of toch voor een stagiair?
Bent u van mening dat uw dossier geen rocket science vereist, dat ook beginnende boekhouders of accountants een kans verdienen en/of wenst u op die manier zo mogelijk ook nog wat te besparen op het ereloon, dan kan u mogelijk uw gading vinden bij een stagiair.
Wat u alleszins dient te weten over stagiairs is:
- Heel wat stagiairs hebben voordien al flink wat relevante ervaring opgedaan, maar dat is niet altijd zo. U kunt wat dat betreft best even naar hun achtergrond informeren.
- Stagiairs beschikken over een relevant diploma om toegelaten te worden tot het beroep, maar zij moeten hoe dan ook nog slagen voor het bekwaamheidsexamen.
- Stagiairs hebben een stagemeester/stagebegeleider op wiens advies en begeleiding zij normalerwijze kunnen rekenen.
Liever een kleiner of een groter kantoor?
De grootte van het kantoor waarop u een beroep doet is een persoonlijke keuze.
Vanuit de ervaringen die aanvragers met ons delen hebben we onderstaande pro’s en contra’s weerhouden. (Disclaimer: geen enkel kantoor is hetzelfde; er bestaan geen wetmatigheden voor wat betreft kwaliteit, service en prijs. Het gezegde wil ook dat de uitzonderingen de regel bevestigen. Bijgevolg is het onderstaande niet zonder meer van toepassing op eender welk kantoor waarmee u contact legt.)
de zaakvoerder werkt alleen, in veel gevallen vanuit een thuiskantoor.
Maar boekhouder of accountant die personeel aanwerft ziet ook zijn functie veranderen: hij vervalt al gauw in een coachende rol, moet het personeelslid aansturen en opvolgen, personeelsadministratie vervullen,…
Het valt best in te denken dat niet iedereen voor een dergelijke rol in de wieg is gelegd, laat staan dat iedereen zich hier even comfortabel bij voelt.
Mogelijke voordelen van een kleiner kantoor:
- In veel gevallen hanteren kleinere kantoren ook een lager ereloon.
Een vaak aangehaalde verklaring hiervoor is dat ze minder overheadkosten hebben. - Directer contact
U krijgt in veel gevallen uw boekhouder of accountant persoonlijk aan de lijn.
Onze ervaring is dat zaakvoerders van kleine kantoren ook vaker buiten de kantooruren bereikbaar zijn. Immers: of hij/zij u meteen te woord staat, of u laat wachten tot ’s anderendaags, neemt dit niet weg dat hij/zij u vroeg of laat nog steeds te woord zal moeten staan. Uitstel is geen afstel… Dus nemen naar mijn aanvoelen de boekhouders en accountants in deze situatie de vragen vaker zoals ze komen. - U weet dat de persoon die uw vragen beantwoordt uw dossier van nabij opvolgt en in veel gevallen zelf gedeeltelijk het uitvoerend werk verricht. Dit kan er aanleiding toe geven dat u uw vragen vlotter beantwoord ziet.
Een wissel van dossierbeheerder is om dezelfde reden weinig waarschijnlijk, waar dit bij de grotere kantoren toch wel eens durft voor te vallen.
Mogelijke nadelen:
- Samen weet men meer.
Anders uitgedrukt: alleen is maar alleen.
Elkeen heeft zijn specialiteiten en niemand kan alle domeinen steeds even goed beheersen. Iemand die alleen werkt moet per definitie een sterke allrounder zijn, maar zal vermoedelijk nooit in alle domeinen het niveau van een specialist evenaren. - Een sterke structuur zorgt ook voor een sterke ondersteuning.
Is jouw boekhouder of accountant ziek? Jammer…
Maar vanzelfsprekend levert dit grotere ongemakken op wanneer u klant bent bij een klein kantoor. Dit terwijl grotere kantoren het werk kunnen herverdelen en zo continuïteit waarborgen.
Kan ik ook op andere manieren in contact treden met een boekhouder?
Absoluut, er zijn honderd-en-één manieren om in contact te treden met een boekhouder.
Hierna sommen we er enkele op:
- Telefoongids
- Websites van kantoren bezoeken
- Een kantoor waar u wel vaker voorbij rijdt binnenstappen
- Navraag doen bij vrienden/zakelijke kennissen
- Netwerksites
- Websites van andere leadproviders
- …
Laat ons duidelijk zijn: met geen van deze werkwijzen is iets verkeerd. In heel wat gevallen werken bovenstaande werkwijzen prima, maar toch bewijzen wij al sinds 2007 dat gebruikers van onze dienst in belangrijke mate voor het door ons voorgestelde kantoor kiezen.
Logisch vinden wij, want door de relatie die wij hebben opgebouwd met de aangesloten kantoren en de informatie die wij over hen verzamelen kunnen we vaak op het eerste zicht al uitmaken of een welbepaald kantoor mogelijk in de lijn van de verwachtingen kan liggen.
Is deze dienst werkelijk volledig gratis voor mij?
Gratis bestaat niet. Daar heeft u een punt.
Toch is deze dienst volledig gratis voor u, als indiener van een aanvraag.
Het zal u helemaal niet vreemd voorkomen dat boekhoud- en accountantskantoren ook inspanningen leveren om gevonden te worden door potentiële klanten.
Zij kunnen hiervoor zeer veel verschillende marketinginstrumenten combineren, zoals de telefoongids, sociale media, een eigen website, reclameborden, een commerciële ligging, advertenties,…
En daarenboven kunnen ze ook aansluiten bij ons netwerk.
De vergoeding die de aangesloten kantoren aan ons betalen zouden zij anders ook in meer of mindere mate uitgeven aan het gebruik van andere kanalen/instrumenten.
Sommige van de aangesloten kantoren laten het aanleveren van relevante klanten zelfs volledig aan ons over en investeren bewust niet in een eigen website.
Immers, door onze doortastende werkwijze weten zij dat ze enkel door relevante prospecten worden benaderd.
Dus maak u geen zorgen: wij sturen u geen factuur.
Hoeveel kost het uitbesteden van de boekhouding?
Er bestaat niet zoiets als ‘de prijs’ voor het voeren van een boekhouding.
In het overgrote deel van de gevallen zal het ereloon dat wordt aangerekend rechtstreeks verband houden met het (verwachte) aantal uren dat aan uw dossier wordt/zal worden besteed.
Dit hangt in belangrijke mate samen met:
- het aantal documenten die u zult binnenbrengen
- of het over een enkelvoudige of dubbele boekhouding gaat
- het type onderneming (betreft het een vennootschap of een eenmanszaak?)
- is uw onderneming BTW-plichtig of niet, of geniet ze de vrijstelling voor kleine ondernemingen?
- de complexiteit van uw dossier
- de prijszetting van het kantoor
Er onderscheiden zich 3 grote lijnen voor wat betreft de aanrekening van het ereloon:
Nogal wat kantoren opteren ervoor om de uurprestaties aan te reken, eventueel tegen verschillende tarieven, afhankelijk de soort prestatie (administratie, fiscaliteit, gespecialiseerde adviezen,…).
Andere kantoren opteren er dan weer voor om een forfaitair bedrag af te spreken op basis van hun verwachtingen. Dit forfaitair tarief kan afhankelijk van de gemaakte afspraken steeds worden aangepast voor toekomstige aanrekeningen.
Een derde vaak gehanteerde werkwijze is dat men een vaste som per maand of per kwartaal aanrekent en op het einde van het jaar deze sommen verrekent met het ereloon op basis van de werkelijke uurprestaties. Hieruit kan blijken dat u een tegoed heeft, maar er kan ook een opleg te betalen zijn.
Hoeveel de boekhouding van uw (toekomstige) onderneming zal kosten kunt u het best vernemen van het kantoor waar u een beroep op wenst te doen zelf.
Op basis van de informatie die wij verzamelden kunnen wij wel tot een inschatting komen van hoe de erelonen van de aangesloten kantoren zich tot elkaar verhouden. Zo kunnen we desgewenst rekening houden met uw verwachtingen op dat vlak.
Kan ik ook zelf bepaalde delen van de boekhouding op mij nemen?
Wettelijk gezien is er geen enkel bezwaar om de boekhouding van uw onderneming zelf te doen en zelf uw fiscale verplichtingen na te komen. Echter, de praktijk wijst uit dat dit allesbehalve eenvoudig is.
Net zoals mensen naar de kapper gaan om hun haren te knippen, kunnen ze in de meeste gevallen ook beter een beroep doen op een gediplomeerd en erkend boekhouder of accountant.
U kunt evenwel met de boekhouder of accountant bekijken hoe u zijn taak kunt vergemakkelijken (en dus ook nog een stukje op het ereloon kunt besparen). Dit kan bijvoorbeeld door de documenten zo goed mogelijk te ordenen en uw verkopen netjes op te lijsten.
Zelf de facturen inboeken wordt -behalve in het geval van grote dossiers van bedrijven met een interne medewerker- door de meeste kantoren niet ondersteund. De kostprijs van softwarelicenties slokt immers in veel gevallen het eventuele voordeel op. Bovendien ontaardt dit wel vaker in het stellen van tal van vragen, heel wat verbeterwerk en niet in het minst: discussies wanneer de boekhouding finaal niet volgens de norm gevoerd blijkt te zijn.
Om o.a. voormelde redenen raden veel kantoren aan dat elk zich op zijn job concentreert.
En voor zover het de pijn kan verzachten: de kost van de boekhouder/accountant is fiscaal aftrekbaar. U kunt het ereloon dus als het ware betalen uit uw omzet, zonder dat u eerst sociale bijdragen en belastingen dient te betalen.
Documenten elektronisch aanleveren, of toch op papier?
Heden ten dage maken alsmaar meer kantoren de overstap naar een volledig digitale werkwijze. Dit houdt onder meer in dat facturen en andere documenten kunnen worden aangeleverd in PDF-bestanden.
Dit heeft kennelijk een aantal voordelen:
- U hoeft zich niet meer te verplaatsen om de documenten te bezorgen.
- U heeft automatisch een back-up, hetgeen op zich geen overbodige luxe is.
- De verwerking van de facturen en documenten kan op geregelde tijdstippen gebeuren, waardoor u gemakkelijker een actuele stand van zaken kunt bekomen.
- Facturen die u elektronisch ontvangt hoeft u niet meer eerst af te drukken.
Mogelijke nadelen zijn dan weer:
- U moet alle facturen die u niet elektronisch heeft ontvangen scannen.
- U moet beschikken over een scanner en een zekere computervaardigheid.
- Over de ganse lijn kan er wel wat tijd bespaard worden door deze werkwijze, al dient u in een aantal gevallen ook rekening te houden met extra kosten voor het gebruik van de software.
Wat mag ik verwachten van het introductiegesprek?
Het eerste gesprek zal bij geen twee kantoren op exact dezelfde manier verlopen.
Wat je doorgaans wel verneemt in een introductiegesprek is het volgende:
- Wie is de boekhouder/accountant?
- Wat is de achtergrond en ervaring van de persoon in kwestie?
- Wat zijn de vestigingsvereisten om te kunnen starten en kunt u hier op vandaag al aan voldoen?
- Zijn uw plannen op het eerste zicht financieel haalbaar?
- Wat is de werkwijze van het kantoor?
- Hoe en wanneer bezorgt u bepaalde documenten?
- Op welke tijdstippen is het kantoor bereikbaar?
- Hoeveel zal het (ongeveer) kosten om een beroep te doen op het kantoor en hoe wordt het ereloon berekend?
- Wat wordt er concreet van u verwacht indien u wenst op te starten en/of indien u een beroep wenst te doen op het kantoor?